Det var en helt vanlig torsdag när telefonen ringde. Kunden i andra änden lät stressad. ”Var är leveransen? Vi har stått stilla i två timmar.” Jag lovade att kolla upp det och ringa tillbaka. Sen började detektivarbetet.
Spårningsnumret visade att paketet hade lämnat vårt lager för tre dagar sedan. Sen fanns ingen mer information. Det var som om godset hade fallit ner i ett svart hål någonstans mellan vår lastkaj och kundens mottagning. Jag ringde åkeriet, som ringde sitt regionkontor, som ringde sitt lokalkontor. Ingen visste något. Till slut, efter fyra timmars letande, visade det sig att paketet stod på en lastkaj i fel stad, i fel region, för att någon hade scannat fel kod.
Den där torsdagen förändrade mitt sätt att se på logistik. Fram till dess hade jag tänkt på det som en transportsträcka, något som bara skulle fungera. Nu insåg jag att logistik är ett nätverk av osynliga trådar, där varje nod måste vara rätt kopplad för att helheten ska hålla. En felaktig scanning, ett missat samtal, en slarvig hantering – och hela kedjan brister.
Vi började gräva djupare i våra egna flöden. Det visade sig att vi hade flera svaga punkter som vi inte ens reflekterat över. Vår mottagning av gods var beroende av att en specifik person var på plats. Var han sjuk, stod godset kvar. Vår packning var ostrukturerad, så att samma sak kunde packas på olika sätt beroende på vem som jobbade. Vår märkning var ibland slarvig, så att paket hamnade fel redan från början.
Vi satte oss ner och ritade upp hela flödet på en stor whiteboardtavla. Allt från att ordern kom in till att kunden fick sin leverans. Vi identifierade varje steg, varje beslut, varje risk. Det tog en hel dag, men när vi var klara hade vi en karta över vår verksamhet som vi aldrig haft förut. Plötsligt såg vi var problemen fanns, var vi behövde sätta in resurser, vad som var viktigast att åtgärda först.
En av de största överraskningarna var hur mycket tid som gick åt till att leta. Leta efter saker som kommit in, leta efter saker som skulle skickas, leta efter information om var saker befann sig. Vi införde en enkel regel: allt som kom in skulle märkas direkt och läggas på en bestämd plats. Inga undantag. Det minskade letandet med kanske 80 procent.
Vi började också mäta, med hjälp av en logistikkonsult. Inte för att det var roligt, utan för att vi behövde veta. Hur lång tid tog det från order till leverans? Hur många paket kom fram i tid? Hur många försvann eller skadades? Siffrorna var inte vackra i början, men de gav oss något att jobba med. Månad för månad såg vi förbättringar, små steg i rätt riktning.
Relationen med våra transportörer förändrades också. Tidigare hade vi sett dem som leverantörer, som någon vi köpte en tjänst av. Nu började vi se dem som partners, som en del av vår egen verksamhet. Vi bjöd in dem till möten, pratade om våra utmaningar, lyssnade på deras synpunkter. Flera av dem kom med idéer som vi själva aldrig tänkt på, enkla saker som gjorde stor skillnad.
En av dem föreslog till exempel att vi skulle anpassa våra emballage efter deras lastbilar, så att de fick plats med mer på varje pall. En annan tipsade om att vi skulle skicka på fasta tider istället för när det passade oss, för att undvika rusning och förseningar. Små saker, men tillsammans blev de en stor skillnad.
Kunderna märkte förändringen, tack vare allt arbete med fakturakontroll. Inte för att vi berättade om våra nya rutiner, utan för …
Continue Reading Godset som försvann – och vad det lärde mig om logistikens osynliga trådar